Die Bürolistin
Kompetent. Zuverlässig. Diskret.
Externe Gremiensekretärin, Protokollführerin und administrative Vertrauensperson
Ich unterstütze Verwaltungsräte, Geschäftsleitungen, Verbände und Vereine bei anspruchsvollen organisatorischen und administrativen Aufgaben – von der Sitzungsplanung über die Protokollführung bis zur Pendenzenkontrolle und administrativen Entlastung.
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Strukturiert. Verlässlich. Diskret.
Professionelle Unterstützung im Hintergrund
Eine gute Organisation entsteht nicht zufällig. Sie braucht klare Abläufe, saubere Unterlagen, verlässliche Nachbearbeitung und ein gutes Gespür für vertrauliche Inhalte.
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Genau hier komme ich ins Spiel.
Ich übernehme Aufgaben, die im Hintergrund viel Zeit binden, aber für eine professionelle Führung entscheidend sind: Einladungen, Traktandenlisten, Protokolle, Generalversammlungen, Pendenzenlisten, Korrespondenz, Ablagestrukturen und die Koordination zwischen Präsidium, Verwaltungsrat, Vorstand, Geschäftsleitung oder Mitgliedern.
So können Sie sich auf Inhalte, Entscheidungen und Führung konzentrieren – während ich dafür sorge, dass die Organisation rundherum stimmt.
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Meine Schwerpunkte
VR- und Gremiensekretariat
Ich unterstütze Verwaltungsräte, Ausschüsse und Präsidien bei der professionellen Vor- und Nachbereitung ihrer Sitzungen – inklusive Einladungen, Traktandenlisten, Unterlagenkoordination, Protokollführung, Beschlusskontrolle und Pendenzenmanagement.
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Protokollservice
Ich erstelle klare, strukturierte und stilsichere Protokolle für Verwaltungsrats-, Geschäftsleitungs-, Vorstands-, Strategie- und Projektsitzungen – je nach Bedarf als Beschlussprotokoll, Ergebnisprotokoll oder ausführlicheres Verlaufsprotokoll.
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Vereins- und Verbandssekretariat
Ich entlaste Vorstände, Sektionen, Vereine und Verbände bei der Organisation von Sitzungen, Generalversammlungen, Mitgliederkommunikation, Korrespondenz und administrativen Jahresabläufen.
Administrative Entlastung und Projektunterstützung
Ich unterstütze Geschäftsleitungen, Präsidien und Organisationen bei administrativen Sonderaufgaben, temporären Engpässen, HR-Administration, Dokumentenaufbereitung, Projektkoordination und beim Aufbau klarer Strukturen.
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Warum Die Bürolistin?
Ich arbeite zuverlässig, sorgfältig und mit einem hohen Verständnis für sensible Inhalte. Gerade bei Gremienarbeit, Protokollen und vertraulicher Korrespondenz braucht es nicht nur Genauigkeit, sondern auch Diskretion, sprachliches Feingefühl und ein gutes Gespür dafür, was wesentlich ist.
Meine Arbeitsweise ist strukturiert, pragmatisch und lösungsorientiert. Ich denke mit, halte nach, organisiere voraus und sorge dafür, dass wichtige Punkte nicht verloren gehen.
Kurz gesagt: Ich bringe Ordnung, Klarheit und Verlässlichkeit in Ihre administrative Gremien- und Organisationsarbeit.
Lassen Sie uns über Ihre Entlastung sprechen
Sie suchen zuverlässige Unterstützung für Ihr Verwaltungsratssekretariat, Ihre Protokolle, Ihre Generalversammlung oder Ihre laufende Administration?
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Gerne bespreche ich mit Ihnen unverbindlich, wo ich Sie entlasten kann.
Über mich
Ich bin Simone Grütter – Die Bürolistin.
Als selbständige administrative Vertrauensperson unterstütze ich Verwaltungsräte, Geschäftsleitungen, Verbände und Vereine bei anspruchsvollen organisatorischen und administrativen Aufgaben. Mein Schwerpunkt liegt in der Gremienarbeit, der Protokollführung, der Sitzungsorganisation sowie in der strukturierten Entlastung von Präsidien, Vorständen und Geschäftsleitungen.
Ich arbeite gerne dort, wo es Verlässlichkeit, Diskretion, Überblick und sprachliches Feingefühl braucht.
Struktur, Verlässlichkeit und ein gutes Gespür für Menschen
Administrative Arbeit ist für mich weit mehr als das Erledigen einzelner Aufgaben. Gute Organisation schafft Klarheit, entlastet Entscheidungsträgerinnen und Entscheidungsträger und sorgt dafür, dass Sitzungen, Beschlüsse und Pendenzen nachvollziehbar bleiben.​
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Ich denke mit, frage nach, halte fest, ordne ein und sorge dafür, dass Wesentliches nicht verloren geht. Besonders bei Protokollen, vertraulicher Korrespondenz und Gremienarbeit ist mir wichtig, dass Inhalte sachlich, präzise und professionell formuliert sind.
Dabei verbinde ich Genauigkeit mit Pragmatismus – und Struktur mit Menschlichkeit.
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Erfahrung im Hintergrund anspruchsvoller Organisationen
In meiner Arbeit begleite ich Verwaltungsräte, Ausschüsse, Geschäftsleitungen, Vorstände und Vereine bei ihrer laufenden Organisation. Dazu gehören unter anderem die Vorbereitung und Nachbearbeitung von Sitzungen, das Erstellen von Protokollen, die Führung von Pendenzenlisten, die Organisation von Generalversammlungen, die Koordination von Unterlagen und die administrative Unterstützung bei Projekten.
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Ich kenne die Anforderungen an vertrauliche Zusammenarbeit, klare Abläufe und verlässliche Dokumentation. Gerade in Gremien ist es entscheidend, dass nicht nur gearbeitet, sondern sauber festgehalten, nachverfolgt und kommuniziert wird.
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Selbständig, diskret und mitdenkend
Meine Kundinnen und Kunden schätzen an mir, dass ich selbständig arbeite, Zusammenhänge erkenne und Verantwortung übernehme. Ich sehe, wo Struktur fehlt, wo etwas nachgefasst werden muss und welche Formulierung in welchem Kontext angemessen ist.
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Diskretion ist für mich selbstverständlich. Viele Informationen, mit denen ich arbeite, sind vertraulich, sensibel oder für die jeweilige Organisation von strategischer Bedeutung. Entsprechend sorgfältig gehe ich damit um.
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Warum «Die Bürolistin»?
Der Name steht für das, was mich ausmacht: Organisation, Sprache, Struktur und Entlastung – verbunden mit einer persönlichen, unkomplizierten und verlässlichen Arbeitsweise.
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Ich mag klare Abläufe, saubere Dokumente, stimmige Formulierungen und das gute Gefühl, wenn im Hintergrund alles läuft. Genau dort setze ich an: Ich entlaste, ordne, koordiniere und halte fest.
Damit Sie sich auf Ihre Aufgaben, Entscheidungen und Verantwortung konzentrieren können.
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Persönlich
Ich lebe mit meinem Sohn in Mollis GL und kenne den Wert von guter Organisation nicht nur aus meiner beruflichen Tätigkeit, sondern auch aus dem Alltag als selbständige Working Mom.
Struktur, Verlässlichkeit und vorausschauendes Denken sind für mich deshalb keine leeren Worte, sondern gelebter Alltag. Ich weiss, wie wichtig klare Abläufe, gute Planung und pragmatische Lösungen sind – besonders dann, wenn viele Aufgaben, Termine und Verantwortlichkeiten gleichzeitig zusammenkommen.
Meine Kundinnen und Kunden unterstütze ich ortsunabhängig. Je nach Auftrag arbeite ich vor Ort, online oder hybrid.
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Angebot
Professionelle Unterstützung für Gremien, Organisationen und Geschäftsleitungen
Als externe Gremiensekretärin, Protokollführerin und administrative Vertrauensperson unterstütze ich Verwaltungsräte, Geschäftsleitungen, Verbände und Vereine bei anspruchsvollen organisatorischen und administrativen Aufgaben.
Ich übernehme dort Verantwortung, wo Struktur, Verlässlichkeit, Diskretion und ein gutes Gespür für sensible Inhalte gefragt sind – sei es im Rahmen eines wiederkehrenden Mandats, für einzelne Sitzungen, Generalversammlungen, Projekte oder temporäre Entlastungen.
VR- und Gremiensekretariat
Ein professionell geführtes Gremium braucht mehr als Sitzungstermine und Protokolle. Es braucht eine verlässliche Organisation im Hintergrund, klare Abläufe, vollständige Unterlagen, saubere Beschlüsse und eine konsequente Nachbearbeitung.
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Ich unterstütze Verwaltungsräte, Ausschüsse, Präsidien und Geschäftsleitungen bei der professionellen Vor- und Nachbereitung ihrer Sitzungen.
Dazu gehören insbesondere:
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Jahres- und Sitzungsplanung
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Erstellung von Einladungen und Traktandenlisten
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Koordination und Aufbereitung von Sitzungsunterlagen
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Protokollführung
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Beschluss- und Pendenzenkontrolle
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administrative Unterstützung des Präsidiums
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Korrespondenz mit Verwaltungsrat, Geschäftsleitung oder externen Stellen
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strukturierte Ablage und Dokumentenorganisation
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Vorbereitung und Nachbearbeitung von Generalversammlungen
Ob als laufendes Mandat oder punktuelle Unterstützung: Ich sorge dafür, dass Ihre Gremienarbeit strukturiert, nachvollziehbar und professionell dokumentiert ist.
Protokollservice
Ein gutes Protokoll hält nicht einfach fest, was gesagt wurde. Es zeigt auf, was wesentlich war, welche Entscheide getroffen wurden, welche Aufgaben daraus entstehen und wer wofür verantwortlich ist.
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Ich erstelle klare, strukturierte und stilsichere Protokolle für:
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Verwaltungsratssitzungen
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Ausschusssitzungen
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Geschäftsleitungssitzungen
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Vorstandssitzungen
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Generalversammlungen
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Strategie- und Projektsitzungen
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Workshops und Besprechungen
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Je nach Bedarf erstelle ich Beschlussprotokolle, Ergebnisprotokolle oder ausführlichere Verlaufsprotokolle. Auch die Protokollierung ab Audioaufnahme, Transkription, Stichworten oder bestehenden Notizen ist möglich.
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Besonderen Wert lege ich auf eine sachliche, präzise und professionelle Sprache, klare Beschlüsse, nachvollziehbare Pendenzen und eine Formulierung, die dem jeweiligen Gremium und der Bedeutung der Sitzung entspricht.
Vereins- und Verbandssekretariat
Vereine, Verbände und Sektionen leisten viel – oft mit begrenzten zeitlichen Ressourcen. Eine gut organisierte Administration entlastet den Vorstand, schafft Verbindlichkeit und sorgt dafür, dass Termine, Beschlüsse und Aufgaben nicht untergehen.
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Ich unterstütze Vorstände, Vereine, Verbände und Sektionen unter anderem bei:
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Organisation von Vorstandssitzungen
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Erstellung von Einladungen, Traktandenlisten und Protokollen
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Vorbereitung und Nachbearbeitung von Generalversammlungen
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Mitgliederkommunikation
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Korrespondenz
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Adress- und Listenpflege
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Pendenzenkontrolle
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Jahresplanung
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administrativer Koordination von Anlässen und Projekten
Ich bringe Struktur in die laufende Vereins- und Verbandsarbeit – zuverlässig, pragmatisch und mit Blick für das Wesentliche.
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Administrative Entlastung und Projektunterstützung
Nicht jede Organisation benötigt eine zusätzliche Festanstellung. Manchmal braucht es gezielte, verlässliche Unterstützung auf Mandatsbasis – für ein Projekt, eine Übergangsphase, einen Engpass oder wiederkehrende administrative Aufgaben.
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Ich entlaste Geschäftsleitungen, Präsidien, KMU und Organisationen bei Aufgaben wie:
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Geschäftsleitungs- und Präsidiumsunterstützung
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Termin- und Sitzungskoordination
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Korrespondenz und Kommunikation
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Dokumentenaufbereitung
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Erstellung und Überarbeitung von Vorlagen
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HR-Administration
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Projektkoordination
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Aufbau von Ablage- und Arbeitsstrukturen
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Pendenzen- und Fristenmanagement
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temporäre administrative Stellvertretungen
Dabei arbeite ich selbständig, lösungsorientiert und mitdenkend. Ich erkenne, wo Struktur fehlt, halte nach und unterstütze dort, wo administrative Aufgaben Zeit und Aufmerksamkeit binden.
So arbeite ich
Meine Arbeitsweise ist geprägt von Sorgfalt, Diskretion und Verlässlichkeit. Ich arbeite strukturiert, denke mit und achte darauf, dass Aufgaben nicht nur erledigt, sondern sinnvoll eingeordnet und sauber abgeschlossen werden.
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Gerade bei vertraulichen Unterlagen, Protokollen und Gremienarbeit ist mir ein professioneller Umgang mit Informationen besonders wichtig.
Sie können von mir erwarten:
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klare Kommunikation
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sorgfältige Arbeitsweise
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Verlässlichkeit bei Terminen und Fristen
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Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen
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sprachliches Feingefühl
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strukturierte Nachbearbeitung
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pragmatische Lösungen
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selbständiges und mitdenkendes Arbeiten
Individuell nach Ihrem Bedarf
Jede Organisation arbeitet anders. Deshalb kläre ich gemeinsam mit Ihnen, welche Unterstützung sinnvoll ist – ob punktuell, projektbezogen oder als wiederkehrendes Mandat.
Gerne bespreche ich mit Ihnen unverbindlich, wie ich Sie administrativ und organisatorisch entlasten kann.
Konditionen
Transparent, fair und dem Auftrag entsprechend
Meine Leistungen werden transparent und nachvollziehbar abgerechnet. Je nach Art, Umfang und Komplexität des Auftrags arbeite ich im Stundenansatz, mit Halbtages- oder Tagespauschalen oder auf Basis einer individuellen Mandatsvereinbarung.
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Da jede Organisation andere Bedürfnisse hat, kläre ich den konkreten Aufwand gerne gemeinsam mit Ihnen im Rahmen eines unverbindlichen Erstgesprächs.
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Stundenansatz
Administrative Unterstützung, Vereins- und Verbandssekretariat sowie allgemeine organisatorische Entlastung:
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ab CHF 100 pro Stunde
Für anspruchsvolle Protokollführung, Sitzungsbegleitung, VR- und Gremiensekretariat sowie vertrauliche oder komplexe Mandate kann je nach Auftrag ein höherer Ansatz vereinbart werden.
Pauschalen
Für Einsätze vor Ort oder längere Arbeitsblöcke gelten folgende Richtwerte:
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Halbtag: ab CHF 460
Ganzer Tag: ab CHF 790
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Für wiederkehrende Mandate, Generalversammlungen, Protokollaufträge oder projektbezogene Einsätze erstelle ich gerne eine individuelle Offerte.
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Spesen und Auslagen
Fahrkilometer werden mit CHF 1 pro Kilometer verrechnet.
Weitere Auslagen, Spesen oder Drittleistungen werden nach vorgängiger Absprache separat verrechnet.
Mehrwertsteuer
Alle Preise verstehen sich in Schweizer Franken und inklusive gesetzlicher Mehrwertsteuer.
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Individuelle Mandate
Für Verwaltungsräte, Geschäftsleitungen, Verbände und Vereine sind auch wiederkehrende Mandate oder Jahresvereinbarungen möglich. Der Umfang wird individuell auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt – klar, transparent und planbar.
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Gerne bespreche ich mit Ihnen unverbindlich, welche Form der Zusammenarbeit für Ihre Organisation sinnvoll ist.